CUA

Politique de confidentialité de l'AUC

LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUE (LPRPDE)

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur le 1er janvier 2004. La LPRPDE s'applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par des organismes du secteur privé qui exercent des activités commerciales. Ses dispositions relatives aux renseignements personnels sont fondées sur le Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) de l'Association canadienne de normalisation. La Loi prévoit notamment que :

• les organismes doivent obtenir le consentement d'une personne avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à son sujet;
• les organismes doivent protéger les renseignements personnels en adoptant des mesures de sécurité appropriées selon le degré de sensibilité des renseignements;
• les particuliers peuvent avoir accès aux renseignements personnels à leur sujet détenus par un organisme et les faire corriger au besoin.

Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant un individu identifiable. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre ni l'adresse ou le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation.

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS DE L’ASSOCIATION DES UROLOGUES DU CANADA

L’Association des urologues du Canada valorise ses relations avec ses membres de toutes catégories, les urologues, les résidents et les organismes connexes avec lesquels elle transige, et elle s’engage de ce fait à protéger leurs renseignements personnels.

1. Responsabilité L’AUC est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné un directeur de la confidentialité qui s’assurera du respect des principes énoncés de la politique. Il incombe à cette personne de s’assurer que l’AUC respecte les principes même si d’autres individus de l’AUC peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D’autres individus de l’AUC peuvent aussi être délégués pour agir au nom du directeur de la confidentialité. L’AUC est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. L’AUC fournira, par voie contractuelle ou autre, un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce personne. Les questions et les commentaires des membres de l’AUC peuvent être adressés au Directeur de la confidentialité de l’AUC à privacy.officer@cua.org, au (514) 395- 0376 or par courrier à :
   
   Directeur de la confidentialité, Association des urologues du Canada, 1155 University, Suite 1155, Montréal, Québec, H3B 3A7.
   
   
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis seront déterminées par l’AUC avant la collecte ou moment de celle-ci. L’AUC recueille, utilise et communique des renseignements démographiques sur ses membres afin de :
   
   a. Fournir à ses membres des produits, des informations et des services pertinents;
   
   b. Fournir à ses membres la revue Canadian Journal of Urology et d’autres publications similaires;
   
   c. Publier un répertoire des membres et le diffuser;
   
   Échanger des données avec les organisations et institutions dans le domaine de l’urologie afin de fournir aux urologues et aux organisations du Canada comme à l’échelle internationale, des produits et services présentant un intérêt professionnel. Avant de se servir de renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins seront précisées avant l’utilisation. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements sont destinés ne soient prévues par une loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant d’utiliser les renseignements à cette nouvelle fin.
   
   
3. Consentement Toute personne sera informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. L’AUC fera un effort raisonnable pour s’assurer que ses membres sont informés des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins seront énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués. L’AUC ne peut pas, pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service, exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Dans certaines circonstances, il sera possible à l’AUC de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements à l’insu de ses membres et sans leur consentement. Ceci s’appliquera lorsqu’on recueille, utilise ou communique des renseignements:
   
   a. qui sont disponibles au public;
   
   b. quand il est clair que la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements sont dans l’intérêt des individus et qu’il est peut réaliste d’obtenir le consentement des personnes dans un délai raisonnable;
   
   c. aux fins du contrôle d’application de la loi, de la détection d’une fraude ou de sa prévention;
   
   d. pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité.
   
   
4. Limitation de la collecte L’AUC ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et procédera de façon honnête et licite.
   
   
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. L’AUC conservera les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise. L’AUC détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin aux fins précisées.
   
   
6. Exactitude Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés, compte tenu des intérêts de la personne. Les renseignements personnels qui servent en permanence, y compris les renseignements qui sont communiqués à des tiers ou servant à prendre une décision au sujet d’une personne, devraient normalement être exacts et à jour.
   
   
7. Mesures de sécurité Les renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Les mesures de sécurité protégeront les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Les méthodes de protection comprendront des moyens matériels, un accès sélectif et des mesures techniques comme l’usage de mots de passe et du chiffrement. Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, l’AUC veillera à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès. L’AUC sensibilisera son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.
   
   
8. Transparence L’AUC fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne. Les renseignements fournis comprendront :
   
   a. le nom ou la fonction de même que l’adresse de la personne responsable de la politique et des pratiques de l’AUC et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
   
   b. la description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède l’AUC;
   
   c. la description du genre de renseignements personnels que possède l’AUC, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés;
   
   d. une copie de tout document d’information expliquant la politique, les normes et les codes de l’AUC; et e. la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations connexes.
   
   
9. Accès aux renseignements personnels L’AUC informera toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. Dans certains cas, il peut être impossible à l’AUC de communiquer tous les renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’une personne. Les exceptions aux exigences en matière d’accès aux renseignements personnels seront restreintes et précises. La personne concernée sera informée, sur demande, des raisons pour lesquelles on lui refuse l’accès aux renseignements. Ces raisons peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de l’information, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial exclusives et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire. L’AUC sera la plus précise possible quand elle fournira le relevé des tiers à qui elle a communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne. L’AUC répondra à toute demande de communication de renseignements dans un délai raisonnable et n’exigera, pour ce faire, que des droits minimes, s’il y a lieu.
   
   
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes Toute personne est en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le Directeur de la confidentialité qui est responsable de les faire respecter au sein de l’AUC. L’AUC fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, l’AUC prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques au besoin.